Auditoria tributária não é sinônimo de fiscalização. Na auditoria preventiva, a própria empresa solicita uma revisão técnica para verificar se cadastros, apurações, documentos e obrigações estão coerentes com a legislação.
O objetivo é identificar inconsistências antes que elas se transformem em autuação, perda de margem ou retrabalho. Quando existe pagamento indevido ou oportunidade de correção, a conclusão precisa ser comprovada com dados e base legal — nunca presumida.
1. Definição do escopo
A análise começa com uma conversa sobre atividade, regime tributário, operações, sistemas e pontos de preocupação.
A partir desse diagnóstico inicial, define-se o período e o que será revisado. O escopo pode abranger uma rotina específica ou uma avaliação mais ampla, conforme a necessidade da empresa.
2. Levantamento dos documentos e dados
- Notas fiscais de entrada e saída e arquivos eletrônicos disponíveis.
- Cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores.
- Apurações, guias, declarações e escriturações transmitidas.
- Balancetes, faturamento, compras, despesas e folha, quando relacionados ao escopo.
- Contratos, relatórios dos sistemas e memórias de cálculo relevantes.
3. Conferências e cruzamentos
A equipe compara o que foi cadastrado, documentado, apurado e declarado. O objetivo é verificar se as informações fecham entre si e se o tratamento tributário adotado corresponde à operação real.
- Coerência entre descrição, NCM, CST, CFOP e tributação aplicada.
- Segregação das receitas e tratamentos específicos no regime da empresa.
- Compatibilidade entre documentos fiscais, apurações e obrigações acessórias.
- Adequação do regime e dos procedimentos às características atuais do negócio.
4. Relatório e plano de correção
Os achados são organizados por prioridade, impacto e providência recomendada. A empresa recebe a indicação do que está correto, do que precisa ser confirmado e do que exige correção.
Quando houver possibilidade de recuperar valores ou alterar procedimentos, o próximo passo deve ser definido em escopo próprio, com documentação, memória de cálculo e validação da base legal aplicável.
Quando vale considerar uma auditoria preventiva
- A empresa nunca revisou os cadastros e as apurações de forma estruturada.
- Houve crescimento, mudança de sistema, atividade, regime ou linha de produtos.
- Existem diferenças recorrentes entre o financeiro, o fiscal e a contabilidade.
- A empresa está se preparando para a transição do IBS e da CBS.
- A margem diminuiu e a administração precisa entender se há erro, risco ou oportunidade tributária.
Fontes consultadas